כתיבת מייל באנגלית
24 בדצמ׳ 2022
איך כותבים מייל באנגלית? האם להתחיל עם Hello או Hi? ומתי יש לכתוב Dear Mr. או Dear Madam וכיצד ניתן להעביר את המסר בצורה הטובה ביותר?
כיום, כתיבת Email באנגלית היא הכרח יומיומי כמעט, לא רק בעולם העסקים, כי אם גם בפניה אל גורמים שונים המצויים מעבר לים. רוצים להשלים רכישה באתר אינטרנט? תידרשו לכתוב Email באנגלית. נדרשים לקבל עזרה בתפעול מוצר שחברת האם שלו ממוקמת בחו"ל? גם הפעם צריך Email באנגלית . ומה אם תרצו להזמין מקום בעצמכם במלון טרם טיסה לחו"ל, לברר פרטים אודות אירוע ספורט או מופע אחר? כללי כתיבת Email באנגלית הם ברורים ונחרצים מאוד, ועליכם להקפיד על הפרטים בכל פעם מחדש.
כתיבת מייל באנגלית מחייבת השקעה ותשומת לב
בכל פעם שנדרש לכתוב מייל באנגלית, הרי שנדרש להשקיע ולהקפיד על תחביר נכון, על אוצר מילים, על יישום חוקי הדקדוק – בדיוק כפי שאתם עושים בשפה העברית. זכרו, כי מייל הכתוב בצורה לא נכונה הוא כזה שקשה להבין את המסר המועבר בו, מה שבהחלט מוריד את הסיכוי לשיתוף פעולה או השגת התוצר הרצוי. זאת ועוד – בתרבות האנגלית ישנם מי שיראו מייל הכתוב בשפה קלוקלת כמייל מזלזל, שהעומד מאחוריו לא טרח לבדוק אותו בטרם נשלח, וזו בוודאי אינה מטרתכם.
צפו בסרטון הסבר קצר לכתיבת מייל באנגלית
כותבים Email באנגלית? שימו לב לנושא!
ישנם רבים הכותבים Email באנגלית מבלי שהם משקיעים חשיבה אודות כותרת המייל והמסר שעובר בשורת הנושא. חשוב לדעת, כי במקרים רבים שורת הנושא של המייל, היא זו שתקבע האם המקבל יפתח אותו ומתי, כך שחשוב מאוד להקפיד על בחירה נכונה של מילות הנושא.
חשוב להימנע מנושא כללי (לדוגמא “Hi” או "read this"). על נושא המייל להציג בצורה ממוקדת את תוכנו (לדוגמא "request for product details #" או "Mr. X, self introduction"). נדרש לשים לב כמובן, להבדל בין כתובת הנמען (To) ובין נמענים מכותבים נוספים (תחת שדה CC שהם נמענים גלויים, או BCC – נמענים מוסתרים). חוקי כתיבת Email באנגלית גורסים, כי בשדה ה To יש לכלול את הנמענים למכתב הנדרשים לבצע פעולה כלשהי בעת קבלתו, בעוד בשדה ה CC יש לציין נמענים הנדרשים לדעת אודות המייל, אולם אינם נדרשים לביצוע כל פעולה בעקבותיו. כמובן, חשבו היטב בטרם תצרפו נמענים למייל שכתבתם – נמענים שאינם רלוונטיים עשויים לעורר רתיעה אצל מקבליהם.
כותבים מייל באנגלית? זה הזמן להיות ממוקדים
בעת כתיבת Email באנגלית כדאי שלא להכביד על הצד השני, ולנסות לקצר את המסר ככל האפשר. זכרו, כי אין טעם לכתוב ולהאריך וכי למייל שתכתבו יש סיכוי טוב יותר להשיג את התוצאה הצפויה אם יהיה קצר וממוקד. הקפידו לכתוב שורות קצרות ככל האפשר, והעדיפו לפצל משפטים במקום לכתוב משפט אחד ארוך, כך תקלו על תהליך הקריאה באנגלית. עם זאת, יש גבול גם לקיצורים. על אף שקיצורי משפטים וביטויים בעת כתיבת Email באנגלית הפכו מקובלים מאוד (CU במקום see you, BTW במקום By the way) – נסו להימנע מקיצורים אלה, במיוחד בעת כתיבה בשפה רשמית.
מקובל לפתוח Email באנגלית במילות נימוס דוגמת "I hope this email finds you well" ולברך ב-Good Morning או כל ברכה אחרת. אם אתם עונים על Email באנגלית שקיבלתם, העצה הטובה ביותר היא להתאים את טון המייל לטון בו נכתב המייל המקורי. נסו לשלב ביטויים הכתובים במייל המקורי, לשמור על אותה צורת פניה (Dear Mr.), ולהשתמש במראי מקום למייל המקורי במידת הצורך. פתחו את המייל במילים “In reply to your mail of ...” או פשוט להודות –" Thank you for your last mail".
כמובן, טרם משלוח Email באנגלית נדרש לקרוא אותו שוב ושוב, על מנת לוודא את נכונותו ולבדוק כי המסר שאתם מבקשים להעביר אכן עובר בצורה נכונה. כמובן, אל תשלחו לעולם מייל באנגלית מבלי שתבצעו בדיקת איות מסודרת ותבדקו האם נדרשים תיקונים בשנכתב.
בעת כתיבת Email באנגלית וותרו על CAPS LOCK
מנהגי השפה האנגלית הכתובה גורסים, כי כאשר טקסט הכתוב באותיות גדולות (CAPITAL LETTERS) הוא טקסט "צועק" ולפיכך משדר אגרסיביות ומאוד, אבל מאוד אינו מנומס. כמובן, השתמשו באותיות גדולות על פי חוקי האנגלית (בעת כתיבת האות הראשונה במשפט כמו גם האות הראשונה בשמות של אנשים ומקומות). מעבר לזה – עדיף להימנע.
מתי מצרפים קבצים אל ה-Email ?
אחד היתרונות המשמעותיים של Email באנגלית הוא האפשרות לצרף קבצים בנוחות וביעילות. חוקי צירוף קבצים אל Email באנגלית הם כדלקמן:
- יש לצרף קובץ רק כאשר הוא רלוונטי לתוכן המייל ונדרש למקבלו.
- גודל קובץ המצורף לא יעלה על 2 MB אלא בתיאום מוקדם עם מקבל המייל.
- יש לבדוק היטב, כי הקובץ המצורף אינו מכיל וירוסים. אין חמור מלשלוח קובץ המכיל פוגענים כאלה ואחרים.
- בעת צירוף קובץ אל Email באנגלית, יש לציין את מהות הקובץ ומה תוכנו. בשום מקרה אין לשלוח קובץ ומילים המורות על פתיחתו בלא הסבר נוסף.
רגע, אל תשכחו לחתום על מה שכתבתם!
סיימתם לכתוב Email באנגלית? עתה נותר רק לחתום עליו. בעת החתימה תידרשו לציין את שמכם המלא ואת מלוא פרטי ההתקשרות שלכם – כתובת מייל, טלפון וטייטל. במידה ורלוונטי, תוכלו לציין גם את כתובתכם למשלוח דואר יבשה.
טרם החתימה, נדרש כמובן לסיים ולהיפרד באופן מסודר. תוכלו לבחור במילות סיכום:
“I would appreciate an early reply, “Please call me at your earliest convenience” או פשוט “Thank you” או “Sincerely yours”.
אם אינכם יודעים במה לבחור, נסו להסתמך על מיילים אחרים שנכתבו על ידי אותו נמען על מנת לשמור איתו על שפה משותפת.
במסגרת לימודי אנגלית עסקית בוול סטריט, תוכלו לרכוש כלים שיעזרו לכם בכתיבת מייל, הכנת מצגת באנגלית, ועוד.